PMOの基本動作

PMOに初めてアサインされたときに何をしたらいいかわからないですよね。

そんな時、外資系コンサルタントの「PMOの基本動作」として、すべての行動・発言は以下の①～⑤で整理することだと教わりました。

①あるべき姿の把握（プロジェクト全体の目的・目標・期限は何なのか？）

②現状の把握（これまでの報告・報告のインプットデータ・起きた事象）

③原因の把握（あるべき姿と現状との差分　①ー②を引き起こした原因）

④課題設定（プロジェクト影響の最小化にむけた暫定措置・恒久措置）

⑤次のアクション策定(誰が・いつ・何をする)

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例えば、「プロジェクトのスケジュールに関する報告」ではこんな回答が求められます。

（①）タスク期間の半分を経過時点で、本来は50％の検証が完了予定でしたが、
（②）実績として40％しか完了していません。
（③）原因は、重大欠陥が発生してタスクの生産性が低下しているためです。
　　　具体的には、XXと〇〇の連携ができない状況です。
（④）暫定対策は、
　　　　　重大欠陥の原因究明と解消を優先対応します。
　　　　　また、後続タスクに影響を及ぼさないようにバイパス処理します。
　　　恒久対策は、
　　　　　これ以上の欠陥が多発してタスクの生産性を阻害させないために
　　　　　重大欠陥の類似点検を実施して品質向上対策を実施します。
（⑤）このために以下のスケジュールを策定してアナウンスします。
　　　XX月XX日に重大欠陥で被害を受ける関係者を緊急招集して情報共有
　　　XX月XX日に重大欠陥をバイパス処理
　　　XX月XX日に後続タスクの再開を関係者を招集して情報共有
　　　XX月XX日を目途に重大欠陥を解消
　　　XX月XX日を目途に重大欠陥の類似調査
　　　XX月XX日を目途に重大欠陥の品質向上対策を実施